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婚姻登记档案数字化提供利用的法律效力的思考

婚姻登记档案数字化提供利用的法律效力的思考

作者:黑龙江省双鸭山市友谊县档案局(馆)李玲

   数字化的婚姻登记档案提供利用的真实、完整、可识别是维护当事人合法权益所提供的依据和凭证具有法律效力的前提和保障。数字化的婚姻登记档案由于存在不能直接识读,信号极易消失,信息容易被篡改,信息也容易被远距离截取、窃获而失密等问题,给婚姻登记档案数字化提供利用提出新课题,提供利用档案是档案工作的生命之源,是档案工作的根本。所以学习、研究婚姻登记档案数字化提供利用的法律效力非常重要而且特别必要。尤其是在现代信息技术、通信技术、网络技术日新月异的今天,如何确保婚姻登记档案数字化提供利用的真实性、完整性、可识别性,实现便捷、高效的提供利用;作为真实可靠的法律信证充分发挥其提供利用的法律效力,检验婚姻登记档案数字化的科技成果,最大限度的实现档案自身价值和网络资源共享,是学习和研究婚姻登记档案数字化提供利用的法律效力的目的和意义所在。

   婚姻登记档案数字化是采用扫描仪或数码相机等数码设备对婚姻登记的纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。数字化的婚姻登记档案文件虽然不是在数字设备及环境中直接生成的,但却是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的,并依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。所以数字化婚姻登记档案文件符合电子文件的要求,可以称为间接型电子文件,是电子文件就要遵循电子文件的管理原则和管理模式,就是要在文件的生成和管理过程中进行全程控制(前端控制、过程控制)、全过程的元数据记录和跟踪记录,只有这样数字化的成果在提供利用时,才能发挥凭证作用,具有法律效力。否则婚姻登记档案数字化提供利用的法律效力就会被置疑。笔者通过学习和研究,总结归纳了涉及婚姻登记档案数字化提供利用具有法律效力的几个问题,具体如下:

   一、婚姻登记档案规范化、标准化管理是婚姻登记档案数字化提供利用具有法律效力的前提。

   婚姻登记档案规范化、标准化管理中有两个方面的问题值得注意:1、婚姻登记档案材料在婚姻登记机关承办完成后,一般交给专门负责档案管理的人员或由婚姻登记机关委托第三方(比如档案馆)整理、立卷,作为数字化前身的婚姻登记纸质档案材料,这种整理、立卷会造成档案元数据记录的丢失,从纸质婚姻登记档案材料的生成到婚姻登记档案数字化管理乃至网络资源共享过程中,毎一个环节监督失控,没有跟踪记录都可能造成档案的真实性存在置疑,从而丧失作为档案的凭证作用。所以,婚姻登记档案材料在登记机关承办结束后就应该及时进行数字化扫描或数码照像处理,之后再进行整理、立卷,目前婚姻登记机关在婚姻登记档案材料承办结束后普遍没有进行这样操作,这样操做既保留了作为间接电子文件的数字化婚姻登记档案的元数据记录又保障了档案的真实、完整,只有这样才能充分发挥数字化婚姻登记档案作为凭证时提供利用的法律效力。2、关于纸质婚姻登记档案内容的完整性。婚姻登记档案在档案馆接收进馆时有记录内容存在不完整的现象,比如:夫妻双方没有签字或没有手印或没有照片等,这种情况在提供利用档案时,档案馆出具的档案证明如果不具有法律效力,责任在婚姻登记机关,与档案保管部门无关。这种档案内容的不完整也会使档案作为凭证、依据时失效,也能直接影响到数字化婚姻登记档案提供利用的法律效力。婚姻登记档案及时规范化的整理、立卷,避免了档案的丢失、损毁和破损,有效维护了档案的完整,也保证了纸质档案的原始记录,从而确保了档案的真实性。规范化、标准化的档案管理为婚姻登记档案数字化打下一个坚实的基础;可以说,没有纸质婚姻登记档案的规范化、标准化管理就没有婚姻登记档案的数字化,婚姻登记档案数字化提供利用的法律效力更是无从谈起。写到这里笔者深深的感到,婚姻登记档案的数字化加工制定一个国家标准的流程管理规范非常必要,这不仅仅是婚姻登记档案数字化的问题,由于档案信息化建设的需要,大量的数字化成果会越来越多,需要数字化的档案都必须做到前端控制、制作控制、跟踪控制以确保档案在各个流程中的真实性、完整性、可识别性,确保其不容置疑的凭证作用和法律效力。这样的数字化成果才能充分发挥其应有的作用。

   二、婚姻登记档案数字化长期保管问题是影响婚姻登记档案数字化提供利用法律效力的重要因素。

   婚姻登记档案数字化长期保管问题主要是婚姻登记档案数字化的存储格式、迁移和备份。

现代计算机应用技术的发展非常快,而数字档案必须依赖计算机设备才能读取,婚姻登记档案数字化成果采用哪种格式及格式在不同软件环境的转换直接关系到档案在长期保管中是否是可识别的、真实的和完整的。婚姻登记档案数字化格式主要有文本格式和图像格式,国家标准的电子文件长期保存格式(征求意见稿)要求:纯文本文件格式为:TXT格式、XML格式,图像文件格式为:TIFF格式、JPEG-2000格式、JPEG格式、GIF格式、PNG格式、DjVu格式。笔者认为:随着计算机应用技术与设备的不断更新,文本格式和图像格式应具备以下特点才能保障数字化婚姻登记档案的长期保管中档案的真实性、可识别性、完整性。1、格式能保证电子文件在处理过程中不被篡改和窃取(或即使有被篡改和窃取的可能也会被及时发现);2、格式不依赖特定的系统和软件存在,能够随时随地的被正常读取;3、格式应便于数据迁移和数据交换,便于查找和检索;4、能够保持文件生成时的格式,并且有版本升级功能,即使办公软件不断升级,也能输出同纸质文件一样的格式。

   婚姻登记纸质档案保管期限是100年,这意味着婚姻登记档案数字化成果的提供利用的时间也是100年,婚姻登记档案数字化成果由于存在先天性、致命的弱点—存在不能直接识读,信号极易消失,信息容易被篡改,信息也容易被远距离截取、窃获等问题,而且特别依赖专用设备和软件才能读取,所以在备份时仅仅进行同质备份已经不能防范和克服数字化档案的致命弱点,确保它的安全完整。笔者认为:婚姻登记档案数字化成果在备份时应该采取双版保存的方法,以维护婚姻登记档案数字化成果的安全与完整。所谓的双版保存指的是①电子载体的双套制,即电子版本的备份一份在线利用,另一份异地保存,以此确保历史信息的完整和安全。②不同载体的双套制。比如:在保存电子版本的前提下,一定要保存完整的纸质档案。而且在条件允许的情况下,及时进行多种异质间转换备份比如以缩微胶卷或声像档案等形式的异质转换等,这种转换在读取时对设备和技术的依赖小,信息不易丢失,不会被远距离篡改,适合数字化婚姻登记档案的长期读取和保存。在备份时还应该注意定期对电子备份进行检测和考贝以确保备份的安全和完整。

   另外,在婚姻登记档案数字化成果的长期保管中建立一整套科学、合理、严格的管理制度非常重要。比如:在婚姻登记材料的生成、归档、数字化等过程中都应该有跟踪记录,也就是前面提到的“建立一个国家标准的流程管理规范”,传统的纸质档案的凭证价值之所以不容置疑,是因为在一定程度上取决于严格的管理制度。有了“国家标准的流程管理规范”,在保管存储、提供利用等关键环节建立完整的安全管理制度和法规制度也相当重要,比如:数字档案人员管理制度、归档、存储与备份制度、保密制度、提供利用制度、安全管理制度、档案信息网络和信息安全管理制度等等。这就是要构建一个集国家标准的流程管理规范、一种技术管理与制度和法规管理制度相结合的新的一体化管理模式,以保障婚姻登记档案数字化成果在长期保管的提供利用的凭证价值和应具有的法律效力。

   婚姻登记档案数字化长期保管的主要问题决定婚姻登记档案数字化的提供利用,只有建立、完善国家标准的流程管理规范、技术管理制度及法规管理制度相结合的新的一体化管理模式,进一步做好婚姻登记档案数字化成果的存储、迁移和备份工作,才能在一定程度上保证婚姻登记档案在长期保管过程中提供利用档案的真实、可识别和完整,完成其作为凭证和依据的价值使命,确保婚姻登记档案数字化长期保管的提供利用的法律效力。

   三、婚姻登记档案数字化的安全管理技术,是网络资源共享和婚姻登记档案数字化提供利用法律效力的安全保障。

   1、内外网端口分离策略

   现代计算机系统信息技术,尽管功能强大,但仍有很多缺陷,特别是现代网络环境下的信息系统集通信、计算机、和信息处理于一体,信息出入口多,而且公布面广,信息环境的复杂性使数字档案信息安全问题的内容涉及面广、复杂性大,而且计算机系统是由多部分组成,每个部分都有薄弱环节,极易遭到攻击和破坏。如果采用内外网分离,端口分离技术,即有关婚姻登记档案数字化成果涉密的完全在内网,比如涉及当事人婚姻关系、子女抚养、财产分割等;不涉密的可以放到外网,比如:检索目录。这样将通信、计算机和信息的处理出入端口有效分离,防止信息被远距离的截取、窃获。

   2、防火墙技术

   防火墙是一种保护计算机网络的技术性措施,它是阻止网络中的黑客破非法访问某个网络的屏障,也可称之为控制进、出这两方面通信的门槛,它对两个或多个网络之间传输的数据包和链接方式按照一定的安全策略对其进行检查,来决定网络之间的通信是否被允许,并监视网络运行状态。防火墙的安全策略有两条:“凡是未被准许的就是禁止的”;“凡是未被禁止的就是允许的”。

   3、信息加密技术

   信息加密是被认为最可靠的安全保障形式,它可以从根本上满足婚姻登记数字化成果信息完整性的要求,是一种主动安全策略。信息加密的目的是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的安全,确保不宜公开的数字档案的非公开性。对数字档案加密的方式有很多种,比如:端到端的加密,即数据从一端到加一端提供的加密方式,以保护数字档案在传输过程的安全;采用链路加密,以保护网络结点之间链路信息的安全;采用结点加密技术,对存储在结点内的文件和数据库信息进行加密保护等等。

   4、防病毒技术

   网络病毒是一种具有破坏性的程序,它通过复制自身以传染更多计算机,网络病毒感染一般是从用户工作站开始,而网络服务器是病毒潜在的攻击目标,也是网络病毒潜藏的重要场所。网络服务器在网络病毒事件中赶着两种作用:它可能被感染,造成服务器瘫痪;它可以成为病毒传播的代理人,在工作站之间迅速传播与蔓延病毒。病毒防范策略可以从以下几方面入手:安装杀毒软件并经常定期杀毒和进行版本的升级;定期更新定义文件和引擎;使用防病毒芯片的网卡、单机防病毒卡等防止病毒从工作站侵入;另外还可以在内部网与外部网的网关安装防毒软件,进行多层次的主动防御。

   5、访问控制

   访问控制策略是安全防范和保护的主要策略,访问控制技术是要确定合法用户对计算机系统资源所享有的权限,以防止非法用户的入侵和合法用户使用非权限内资源,它的主要任务是保证数字档案不被非法使用、不被非法破坏、需要保密的数字档案不被窃取,它是维护网络安全、保护数字档案信息安全的重要手段。访问控制技术包括网络的访问控制技术、主机的访问控制技术、微型机的访问控制技术和文件的访问控制技术。

   总之,无论是婚姻登记档案数字化的全程控制(前端控制、过程控制)、数字化加工、和安全管理都是在充足资金的支撑前提下才能顺利完成的,如果没有统一的国家标准的流程管理规范、完善的技术管理及法规管理制度,大量的数字化档案成果,尤其是婚姻登记档案数字化成果在长期保管的提供利用时很可能出现不能读取或不能识别、不真实、不完整的结果,这一定会造成人力、物力、财力的巨大浪费,这不仅仅是婚姻登记档案数字化提供利用的法律效力的问题,也是所有档案数字化过程中都存在的问题。以上是笔者通过学习和研究婚姻登记档案数字化提供利用的法律效力想到的。

   二○一一年六月十二日

注释:

①国家标准《电子文件管理细则 第二部分:电子文件长期保存格式需求》(征求意见稿)

中华人民共和国行业标准DA/T 312005纸质档案数字化技术规范》

马春茂:《电子文件归档格式思考》,《北京档案》2007年第一期

④陈丽杰:《谈如何加强数字档案信息安全管理》2011年第四期

该论文是黑龙江省档案局科研立项研究成果结题论文之一,发表在2012年第5期《黑龙江省史志》

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