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友谊县档案局

《婚姻登记档案管理办法》条款修改的探索与研究
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《婚姻登记档案管理办法》条款修改的探索与研究

作者:黑龙江省双鸭山市友谊县档案局(馆)  李 玲

摘要《婚姻登记档案管理办法》的实施对婚姻登记档案的规范化管理起到了促进作用。几年来实践的探索与研究发现,在婚姻登记档案提供利用工作中,在发现问题解决问题的实践与探索中,12bet 发现《婚姻登记档案管理办法》条款中涉及婚姻登记的定义、分类及语言界定的模糊不能很好的解决实际工作中的问题,工作中出现了许多实际问题亟待解决;站在档案工作的立场和婚姻登记档案管理的规范化、法制化、科学化角度,笔者以档案工作者的视角,从便于归档立卷、12博娱乐网 提供利用的目的出发,通过深入学习研究与探索《婚姻登记档案管理办法》和不断的提供利用档案的反复实践,12bet 将《婚姻登记档案管理办法》部分条款的修改作了归纳和总结,期望与档案同仁共同探讨与分享。     《婚姻登记档案管理办法》的实施对婚姻登记档案的规范化管理起到了促进作用。几年来实践的探索与研究,发现《婚姻登记档案管理办法》条款中涉及婚姻登记档案的定义、分类及语言界定的模糊性不能很好地解决实际工作中的问题,笔者以档案工作者的视角,从便于归档立卷、提供利用的目的出发,结合工作实际对《婚姻登记档案管理办法》部分条款的修改作出如下归纳和总结,愿与广大的档案同仁们共同交流、商榷。

《婚姻登记档案管理办法》条款修改的内容

        1、《婚姻登记档案管理办法》第二条内容是:婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。     建议修改为:婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚(含复婚、补办结婚、补发结婚证)登记、离婚(含撤销婚姻)登记的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。     修改的理由是:         1)、补发结婚登记的主要依据是原始的婚姻登记档案的复印件,婚姻登记机关依据它来办理因丢失或损毁等原因造成结婚证丢失需要补发的结婚证,在办理结婚登记与补发婚姻登记时提供的证明当事人的材料是相同的,只是办理结婚(含复婚、补办结婚)登记时,登记双方当事人到现场履行签字手续,而补发婚姻登记提供相应的证明材料可以委托他人办理,结婚登记与补发结婚登记的性质相同,目的也是一致的,就是最终领取结婚证(明),所以笔者认为把补发婚姻登记含在结婚登记里面是合理的。         2)、尽管离婚登记与撤销婚姻登记办理的机关、归档材料不尽相同,但结果都是一样的,都是最终解除婚姻关系;将都属于(解除婚姻关系)一类性质的档案集中统一整理立卷,便于档案的保管、利用(撤销婚姻登记档案每年的数量非常少),笔者认为是合理的。我们不管在法律上以什么方式解除的婚姻关系(如:撤销婚姻是由于法律上认为婚姻不合法是无效婚姻而解除的婚姻关系),也不管离婚后再婚法律上认为是二婚或撤销婚姻后再婚法律上认为是初婚,站在档案工作的角度,档案工作的目的就是最大程度的科学的管理档案,为利用者提供优质、便捷的档案利用服务。所以条款中笔者将撤销婚姻登记含在离婚登记里面。     这样定义婚姻登记档案的合理性在于把意义、性质相同的档案材料归为一类,便于婚姻登记档案的分类及排列,便于提供利用档案,便于婚姻登记档案的规范化、法制化、科学化的集中统一管理。         2、《婚姻登记档案管理办法》第九条的内容是:婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分类。婚姻登记性质分为结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类四类。     建议修改为:婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分类。按照婚姻登记性质分为结婚登记类(含复婚、补办婚姻登记、补发婚姻登记证)、离婚类(含撤销婚姻登记)二类。原《婚姻登记档案管理办法》第九条下面的二个条款不改变。     这样修改的理由是:婚姻登记档案定义的根本改变导致了其分类的变化。     婚姻登记档案这样分类的优势在于:         1)、便于意义与性质相同的一类档案集中统一管理。         2)、这种分类归定了婚姻登记档案按照性质分为结婚登记类、离婚类二类,这样在按年度一类别档案排列时只有两个流水号,避免了全宗内排列类多重复档号也多,容易造成混乱 的现象;而且这样排列方便提供利用档案。         3《婚姻登记档案管理办法》第十条第(一)款的内容为:婚姻登记材料按照年度归档。     建议修改为:婚姻登记材料按照婚姻登记机关年度婚姻登记性质归档。     这样修改的理由是:婚姻登记机关有民政部门下属的婚姻登记所,还有隶属于乡镇管理的婚姻登记处。区分开不同的婚姻登记机关再按照年度一婚姻登记性质分类,便于婚姻档案的提供利用,便于婚姻登记档案的现代化管理,便于提高档案的提供利用效率。     《婚姻登记档案管理办法》第十条第(六)款的内容为:在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章(见附件1),并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。     全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。     年度:案卷的所属年度。     室编卷号:案卷排列的顺序号,每年每个类别分别从“1” 开始标注。     馆编卷号:档案移交时按进馆要求编制。     页数:卷内材料有文字的页面数。     建议修改为:在卷内文件首页上端的空白处加盖归档章(见附件1),并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、类别、室编卷号、馆编卷号和页数等项目。     全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。     年度:案卷的所属年度。     室编卷号:案卷排列的顺序号,每年每个类别分别从“1” 开始标注。     馆编卷号:档案移交时按进馆要求编制。     页数:卷内材料有文字的页面数。     类别:结婚或离婚     这样修改的理由是:不同性质的婚姻档案在归档章中按照类别注明避免档号编制上出现重复问题,而且保持了编制目录和档案编号的一致,这样既方便查找档案又使档案排列有序。     《婚姻登记档案管理办法》第十条第(八)款的内容为:按类别分别编制婚姻登记档案目录(见附录5).     建议修改为:按类别分别编制婚姻登记档案目录。在婚姻登记目录中设备注项,结婚登记档案目录的备注项应注明复婚、补办结婚、补发结婚。离婚登记档案目录的备注项应注明撤销婚姻。     这样修改的理由是:在结婚登记档案目录的备注项中注明复婚、补办结婚、补发结婚。离婚登记档案目录的备注项中注明撤销婚姻目的是为利用者利用档案提供方便、快捷的档案服务;也为婚姻登记档案的数字化打下一个坚实的基础。     4、《婚姻登记档案管理办法》第十三条的内容是:婚姻登记档案的保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。     建议修改为:婚姻登记档案的保管期限为100年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。补发婚姻登记是依据《婚姻登记档案管理办法》第八条(三)款中“其他有关婚姻状况的证明”办理的补发婚姻证明的,保管期限为100年;补发婚姻登记依据原始婚姻登记档案办理的婚姻证明作短期保管,保管期限为3—5年。     这样修改的理由是:补发婚姻登记是因结婚(或离婚)证丢失或损毁等原因重新办理结婚证的过程中形成的具有凭证作用的婚姻登记档案记录。补发婚姻登记档案依据当事人原始的婚姻登记档案办理的补发婚姻登记证明,在办理补发婚姻登记证时需要提供本人的身份证明及原始婚姻登记档案的复印件,就可以到婚姻登记所办理结婚证。档案的原始记录性是档案的最基本属性,也是档案价值的体现,档案的原始性决定档案的价值属性,档案只有具备原始性才会更有保存价值,而补发婚姻登记档案的主要成份是原始的婚姻登记档案的复印件,所以在档案保管时它的保存价值不会有原始的婚姻档案的保存价值大,因此在确定保管期限时把这部份档案作短期保管。另外,目前由于贷款、购房、出国、财产继承、独生子女费等等原因需要办理补发婚姻登记证的人日益增多,补发婚姻登记档案数量也日益增多,作为原始婚姻登记档案的复印件为主要成份形成的补发婚姻登记档案的保管期限与原始婚姻登记档案的保管期限如果都是100年的话,这无疑增加了馆藏,增加了档案馆的负担,这是一种资源的浪费,是完全没有必要的,因此将补发婚姻登记档案作短期保管,保管期限只有35年,只作为一个临时的参考依据。补发婚姻登记依据“其他有关婚姻状况的证明”办理的补发婚姻证明的因为需要重新建立婚姻登记档案,因此,这部分档案的保管期限应为100年。         5《婚姻登记档案管理办法》第十五条第(一)款的内容为:婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度,明确办理程序,维护当事人的合法权益。     建议修改为:婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度,明确办理程序,维护婚姻双方当事人的合法权益。     这样修改的理由是:维护当事人的合法权益与维护婚姻双方当事人的合法权益是有区别的,“维护当事人的合法权益”可以有二种理解,是维护提供利用档案当事人的合法权益,②是维护婚姻双方当事人的合法权益。修改后的“维护婚姻双方当事人的合法权益”是婚姻登记档案保管部门在加强婚姻登记档案保密工作的同时,维护了婚姻双方当事人的合法权益不受侵犯,就婚姻登记档案保管部门而言,维护婚姻双方当事人的合法权益应该是第一位的,如果条款中关于“当事人”的界定存在语言模糊,不明确,婚姻登记档案保管部门在提供利用时很容易在理解上有偏差,导致工作上的失误。举一个例子说明:某女与外企某男偶遇,一见如顾,情投意合,然后同居达十年之久,生有一子,后男方离开女方,20034月,该女到到婚姻档案保管部门要求查阅男方的婚姻登记档案,目的是,如果男方未婚,就以事实婚姻为由要求男方承担孩子的抚养费,如果男方已婚,就要到法院控告男方。按照《婚姻登记档案管理办法》第十五条第(一)款规定“婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度,明确办理程序,维护当事人的合法权益。”因为没有明确指出维护什么“当事人”的合法权益,站在利用者的权益考虑,为维护利用档案当事人的合法权益,其查档要求应该得到支持。这种提供利用婚姻登记档案的结果是侵犯了婚姻双方当事人的合法权益。因此,条款这样修改很有必要。     《婚姻登记档案管理办法》第十五条第(五)款的内容为:其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的,婚姻登记档案保管部门在确认其利用目的合理的情况下,经主管领导审核,可以利用。     建议修改为:其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的,婚姻登记档案保管部门确认其出具的利用档案合法性的证明,经主管领导审核,可以利用。     这样修改的理由是:合法性与合理性是有区别的,合理性的查档依据可能只考虑了利用者的利益而忽略了婚姻双方当事人的权益,利用者提供合法性证明是为了更好的维护婚姻双方当事人的合法权益不受侵犯,也是为了避免婚姻登记档案保管部门、婚姻登记当事人、利用者产生民事纠纷,这是非常必要的。举一个例子说明:某甲是某乙前妻所生,某甲与某乙是父子关系,现在某甲的生父(某乙)已经去世,某甲因财产继承问题,要求查找生父婚姻登记档案。某甲利用目的明确,有证明父子关系的证明,利用是合理的,其查档要求应该得到支持。但是笔者认为这种情况档案保管部门是不能提供其生父的婚姻登记档案的,理由是:某甲生父已经去世,但财产继承涉及某甲继母及其子女的利益,容易产生纠纷。如果某甲能够委托律师或其他诉讼代理人,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件,档案保管部门是可以提供档案利用的,原因就是这些证件是合法性的利用档案证明,即使产生纠纷,也与档案保管部门没有连带责任。所以,笔者将条款中“合理性”证明修改为“合法性”证明是非常重要且必要的。                                                                                                                                                                        二○一一年三月十二日       该论文发表在《中国档案》2011年第5期上,为黑龙江省档案局科研立项结题论文之一